Perkembangan zaman membuat manusia semakin membutuhkan teknologi untuk mempermudah pekerjaan. Seperti halnya penggunaan Excel yang dapat membuat pekerjaan menjadi lebih singkat, cepat, dan ringan. Mengutip dari website portaljawa, fungsi-fungsi pada Excel memang telah terbukti dapat mempermudah pekerjaan user.
Sebab, program ini tak hanya dapat membantu menghitung, membuat tabel atau hanya membuat diagram. Tetapi, Excel juga dapat mempermudah penginputan data. Salah satunya dengan cara membuat dropdown list di Excel. Umumnya, cara ini dilakukan oleh para admin agar tak harus mengetik data satu per satu sehingga pekerjaan menjadi lebih cepat selesai.
Adapun dropdown list atau list validasi umumnya digunakan untuk membatasi isi cell pada Excel dengan beberapa pilihan tertentu. Misalnya membuat pilihan, umur, jenis kelamin, tempat lahir, dan lain sebagainya. Untuk membuat pilihan semacam ini, kamu bisa menggunakan fitur data validation. Lalu, bagaimana cara membuat dropdown list bertingkat di Excel? Simak langkahnya.
-
Menulis Data
Pertama, kamu perlu membuat list terlebih dahulu untuk data dropdown. Tulis daftar list dropdown sesuai kategori atau data yang kamu miliki.
-
Beri Nama Setiap Data Dropdown
Jika semua data sudah tertulis, selanjutnya beri nama setiap data dropdown. Caranya, pilih data di dropdown pertama, lalu beri nama dengan menggantinya pada ‘Kotak Nama’. Selanjutnya, pindah ke list data kedua dengan block semua data di list tersebut. Lalu, klik tab ‘Formula’ dan klik tombol ‘Create from Selection’ pada bagian ‘Defined Names’.
Jika muncul tampilan ‘Create Names from Selection’, pilih atau ceklis ‘Top row’ saja dan klik ‘OK’. Selanjutnya, kamu perlu ulangi langkah-langkah ini untuk list nomor tiga dan seterusnya.
-
Susun Dropdown List Bertingkat
Tahap selanjutnya, kamu harus mulai menyusun dropdown list bertingkat di Excel menggunakan fitur ‘Data Validation’ dengan cara-cara berikut.
-
Klik Sel pada Data Dropdown
Dalam hal ini, kamu harus klik sel tepat di mana kamu akan letakkan data dropdown pertama. Lalu, klik tab ‘Data’, pilih ‘Data Validation’. Nantinya, kamu akan melihat tampilan jendela ‘Data Validation’. Selanjutnya, klik tab ‘Settings’ dan isi data. Di bagian ‘Allow’, klik ‘List’ dan pada bagian ‘Source’ klik ‘Continents’.
-
Pindah ke Bagian Sel Dropdown Kedua
Langkah berikutnya adalah pindah ke sel dropdown kedua. Buka ‘Data Validation’ dengan langkah yang sama. Namun, di tahap ini, kamu perlu masukkan ‘Source’ dengan menggunakan rumus, yakni =INDIRECT(SUBSTITUTE(dropdown_list1,” “,”_”)). Lalu, Ganti dropdown_list1 dengan nama sel letak dropdown list 1. Ulangi langkah ini untuk sel dropdown selanjutnya.
Bagaimana, cukup mudah bukan untuk membuatnya? Selain cara di atas, kamu sebenarnya juga bisa membuat dropdown list dengan menggunakan rumus Fungsi IF Excel. Mengutip dari situs portaljawa, rumus excel merupakan rumus yang telah ditetapkan dan berfungsi untuk mempermudah melakukan perhitungan tanpa alat bantu seperti kalkulator dan lainnya.
Meski demikian, kamu harus paham dahulu tentang cara menggunakan rumus IF bertingkat di Excel. Hal ini tentunya akan memudahkan membuat dropdown di Excel. Jika kamu merupakan pemula, umumnya menulis rumus di bagian Source Data Validation akan sedikit sulit. Namun, kamu bisa menulis dahulu rumus tersebut di lembar kerja atau sel lainnya.
Selain itu, cobalah juga untuk menghilangkan tanda (=) pada awal rumus. Jika kamu sudah merasa benar dengan rumus tersebut, copy paste ke bagian Source Data Validation. Namun, cara ini akan lebih mudah dilakukan jika sel atau data yang digunakan jumlahnya sedikit.